UV-Lohnnachweis: Korrekturverfahren

Ab dem Meldejahr 2018, also ab 1. Januar 2019, soll die Meldung der Arbeitgeber im UV-Meldeverfahren ausschließlich mit dem digitalen Lohnnachweis erfolgen. Bei rückwirkenden Entgeltkorrekturen für das Vorjahr ist ein neuer UV-Lohnnachweis abzugeben. Damit nicht bei jeder Korrektur ein neuer Lohnnachweis erstellt werden muss, wird das Korrekturverfahren neu geregelt.

Zweiter Probelauf erfolgreich?

Die zweijährige Erprobungsphase für den digitalen, d. h. elektronischen Lohnnachweis zur gesetzlichen Unfallversicherung geht zu Ende. Für die Jahre 2016 und 2017 war neben dem gewohnten formularbasierten Lohnnachweis ein digitaler Lohnnachweis an die zuständige Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse zu übersenden.

Im ersten Jahr der Erprobungsphase entsprach das Ergebnis noch nicht der angestrebten und notwendigen Qualität. Die Ursachen hierfür waren vielfältig. Softwarefehler in den Entgeltabrechnungsprogrammen, eine nur zögerliche Bereitschaft der Unternehmen zur Rückrechnung aufgrund korrigierter UV Stammdaten und ein asynchrones Verfahren bei Nutzung der Ausfüllhilfe sv.net waren nur einige der Gründe. Durch eine intensive Zusammenarbeit mit den Herstellern der Entgeltabrechnungsprogramme konnten Softwareprobleme analysiert und anschließend korrigiert werden. Für Nutzer der Ausfüllhilfe sv.net wurde ein Web-Service integriert, welcher die Abgabe des Lohnnachweises in einem Meldevorgang ermöglicht.

Aktuell analysiert die Unfallversicherung die abgegebenen Meldungen für 2017. Am 16. Februar 2018, dem gesetzlich festgelegten Abgabetermin, lagen ca. 75 % der erwarteten digitalen Lohnnachweise vor. Dieser Rücklauf stellt einen für die Erprobungsphase positiven Wert dar. Zumal die Nichtabgabe des elektronischen Lohnnachweises erst ab dem Meldejahr 2018 sanktioniert werden kann und außerdem eine Schätzung der Lohnsummen zur Folge hat. Ein vorrangiges Ziel bei der Einführung des elektronischen Lohnnachweises ist es, den Aufwand der Arbeitgeber bei Nutzung von Entgeltabrechnungsprogrammen zu minimieren und nach Möglichkeit Rückrechnungen zu vermeiden. Diesen wird empfohlen, den erforderlichen Abgleich mit dem Stammdatendienst möglichst frühzeitig vorzunehmen. Im Anschluss muss seitens der Unternehmen ggf. die Zuordnung der Arbeitnehmer zu den Gefahrtarifstellen korrigiert werden, sofern in der Vergangenheit falsche Gefahrtarifstellen genutzt wurden. Ist dieses erfolgt, ordnet das Entgeltabrechnungsprogramm die Lohnsummen für die im Unternehmen tätigen Arbeitnehmer den gültigen Gefahrtarifstellen zu und der Datenübermittlung steht nichts mehr im Wege.

Die Unfallversicherungsträger wollen die verbleibende Zeit bis zum Jahresende nutzen, um die erkannten Probleme zu lösen. Dem dient auch der enge Kontakt zu den Herstellern der Entgeltsabrechnungsprogramme. Mögliche Fehlerquellen können so identifiziert und beseitigt werden.

Weichenstellung für das Korrekturverfahren

Bereits heute werden die Weichen für den zum Meldejahr 2018 allein zulässigen elektronischen Lohnnachweis gestellt. Im Fokus steht dabei das Korrekturverfahren. Die Unfallversicherungsträger werden im Laufe des Meldejahres je nach Abrechnungszyklus der Unternehmen unter Umständen eine Vielzahl berichtigter Meldungen erhalten. In Abhängigkeit von den Abrechnungsprogrammen insbesondere größerer Unternehmen können ggf. monatlich Lohnnachweise storniert und neu gemeldet werden. Eine unmittelbare Umsetzung all dieser Korrekturmeldungen würde aber zu einem erheblichen Verwaltungsaufwand führen. Andererseits sind die Interessen der Unternehmen zu berücksichtigen, deren Beitrag sich aufgrund von Korrekturmeldungen reduziert.

In diesem Zusammenhang wurde eine Lösung entwickelt, die es den Trägern der Unfallversicherung ermöglicht, bei der Abwicklung der Korrekturmeldungen die spezifischen Gegebenheiten der jeweiligen Branchen zu berücksichtigen. Zu diesem Zweck sollen die in § 103 SGB IV (Viertes Buch Sozialgesetzbuch) festgelegten „Gemeinsamen Grundsätze“ mit Wirkung zum 1. Januar 2019 ergänzt werden. Zukünftig erfolgt die Abrechnung der korrigierten Lohnnachweise grundsätzlich einmal jährlich, spätestens mit der nächsten Umlagerechnung (§ 152 SGB VII). Der Unternehmer kann die Prüfung und Abrechnung eines korrigierten Lohnnachweises aber jederzeit beantragen. Dies bedeutet, dass die Unfallversicherungsträger die korrigierten Lohnnachweise regelmäßig sammeln, aufsummieren und einmal jährlich abrechnen werden. Die Unternehmer, aber auch die Unfallversicherungsträger können jedoch im Einzelfall eine abweichende Behandlung der Korrekturmeldungen verlangen bzw. veranlassen.